[קרובי משפחה בעמותה]

כדי להימנע ממצבים של ניגוד עניינים פסול וטובת הנאה אישית נקבעו כללים מגבילים להעסקת קרובי משפחה והגבלת מספר המינויים לאותו תפקיד מאותה משפחה. לתשומת לב ההגבלה על חבר ועדת ביקורת גדולה מחבר ועד! לעניין עמותה שלה אישור לפי סעיף 46 קיימות הנחיות מחמירות יותר – ראה סיכום בנפרד.

1. הגבלה במינוי מוסדות:

א. רוב חברי הועד או רוב חברי וועדת הביקורת לא יהיו קרובי משפחה.
ב. חבר ועדת ביקורת לא יהיה קרוב משפחה של חבר ועד. הגדרת קרוב – אח, הורה, סבים וצאצאים ובני זוגם של כל אחד מאלה.

2. הגבלות במורשי חתימה: מורשי החתימה יהיו חברי עמותה או בעלי תפקיד בה. המגבלות:

א. מורשי החתימה לא יהיו בדרגת קירבה ראשונה ביניהם.
ב. חבר ועדת ביקורת אינו יכול להיות מורשה חתימה.
ג. עמותה שאימצה את סעיף 18 לתקנון המצוי, איננה רשאית למנות מורשה חתימה שאיננו חבר ועד.

3. הגבלה בהעסקה וקבלת שכר:

א. קרוב משפחה של חברי ועד יכול להיות מועסק בסכום ובתנאים שוויוניים עד 10% משיעור העובדים ועד 10% משיעור השכר.
ב. קרוב משפחה של חבר ועדת ביקורת או גוף מבקר לא יכול להיות מועסק כלל בעמותה.

[תשלום לחבר ועד או לחבר ועדת ביקורת]

חבר ועד או חבר ועדת ביקורת לא יכול להיות מועסק בשכר או לתת שירותים לעמותה, מגבלה זו ידועה לכל. עם זאת נראה כי האפשרות לקבל תגמול והחזרי הוצאות, פחות מוכרת ומקובלת בקרב העמותות. כדאי לדעת:
1. גמול ישיבה – החברים רשאים לקבל גמול ישיבה בהתאם למגבלות. תגמול משתנה בהתאם למחזור הפעילות ולתפקיד (עמותה בעלת מחזור עד 10 מליון רשאית לשלם כ-500 ₪ לישיבה, עד 12 ישיבות לשנה).
2. גמול ליו"ר בעמותה בה לא קיים מנהל כללי ניתן לקבוע כי ישולם גמול שנתי קבוע ליושב הראש, במקום גמול ישיבות (עמותה בעלת מחזור עד 10 מליון רשאית לשלם כ-15,000 ₪ בשנה).
3. החזר הוצאות בעלות אופי אישי שהוציא חבר ועד – ניתן להחזיר הוצאות אלו לחבר ועד (ולא לחבר ועדת ביקורת) בתנאים הבאים:

א. הוא לא מקבל גמול על ישיבות.
ב. סכום ההוצאות סביר.
ג. חבר הועד מבצע פעילות הקשורה במישרין למטרות העמותה.
ד. חבר הועד יסכם את תוצאות הפעילות שביצע.
ה. הועד יאשר בפועל את החזר ההוצאות.
ו. אסיפה כללית תדון בהחזר ההוצאות ותאשר אותן אחת לשנה.
ז. האסיפה הכללית תקבל דיווח על סכום ההוצאות.

4. קבלת מלגות –  על פי מדיניות רשם העמותות כיום, חבר ועד רשאי לקבל מלגה מן העמותה ובלבד שמלגה זו ניתנת לו בהתאם לקריטריונים שוויוניים, ענייניים, ברורים ומפורטים הנהוגים בעמותה. לעומת זאת, חבר ועדת ביקורת איננו רשאי לקבל מלגה כלל, וזאת על מנת להבטיח את אי התלות הנדרשת ממנו לשם מילוי תפקידיו כחוק.

[תשלומים והתנהלות כספית]

1. קופה קטנה – עמותה איננה רשאית לשלם במזומן אלא במסגרת הוצאות קופה קטנה. כספי קופה קטנה מיועדים עבור הוצאות קטנות ודחופות. אין הגבלה כתובה לגבי סכום ההוצאות מקופה קטנה, אולם מקובל כי הסכום המקסימאלי הינו 500 ₪ לרכישה. יש לשים לב שהוצאות קופה קטנה נושאים אופי המתאים לה (לדוגמא – רכישת ריהוט בשווי 400 ₪, הינה רכש רגיל ואיננה יכולה להיות במסגרת קופה קטנה).
2. המחאות – יש להקפיד על שימוש בהמחאות הכוללות את ציון המילים "למוטב בלבד". (למעט שיק שנועד למשיכת מזומנים לקופה קטנה) מומלץ כי ההמחאות תהיינה עם רישום "קרוס". אין להחתים שקים מראש!
3. העברות בנקאיות באמצעות פקס חתום ע"י שני מורשי חתימה.
4. שימוש בכרטיס אשראי מוגבל מאחר ואינו יכול להבטיח אישור שני מורשי חתימה על התשלום. עם זאת, ישנן הקלות בהן כן ניתן להשתמש בכרטיס:

א. במקרים בהם אין דרך אחרת לביצוע הרכישה (כגון הוצאות בחו"ל). השימוש יהיה מותנה בכך שכרטיס האשראי הינו מחשבון בנק ייחודי, ובכפוף לקיומה של יתרה כספית בו. כל הוצאה תאושר מראש ובכתב על ידי שני מורשי החתימה לצורך ההוצאה הספציפית. העמותה תקפיד על כך שלא יהיו בחשבון זה יתרות מעבר לכספים שהועברו לביצוע הוצאה מסוימת כאמור.
ב. במקום שימוש במזומן במסגרת קופה קטנה. במקרה זה כרטיס האשראי יוגבל מלכתחילה לגובה הוצאה חד פעמית או יהיה בעל מסגרת אשראי נמוכה. החלטה בדבר הוצאת כרטיס כאמור תיחתם על ידי שני מורשי חתימה.

[קיום נהלים בכתב]

עמותה צריכה לדאוג לקיום נהלים מפורטים מקצועיים בכל נושא מהותי בעמותה. ובעיקר, לקבוע קריטריונים ברורים למתן הלוואות גמ"ח, תמיכות ומלגות. נהלים מקובלים נוספים: נוהל התקשרות עם ספק, נוהל תקבולים, נוהל תשלומים, נוהל תשלומי שכר וכיוצ"ב.

[מתן הלוואות]

• עמותה רשאית להלוות כספים לעובדיה בתנאים סבירים, אם סכום ההלוואה גבוה מ-7,560 ₪, יש לזקוף לעובד ריבית רעיונית לצורכי מס.
• עמותה רשאית להלוות כספים לעמותה אחרת בתנאים הבאים: 1. מטרות העמותות דומות. 2. נחתם הסכם הלוואה. 3. אין במתן ההלוואות כדי לפגוע בפעילות או יציבותה הכלכלית של העמותה. 4. נעשתה בחינה כי הלווה יכול לעמוד בהחזר (ערבויות וכיוצ') והוסדרו ביטחונות סבירים. 5. הוועד אישר את ההלוואה.
• עמותה איננה רשאית לתת הלוואות לחבריה שאינם עובדים אלא אם מטרות העמותה כוללות מתן הלוואות כגמ"ח. בכל מקרה לא תינתן הלוואה לחבר ועד/ועדת ביקורת.

[צדדים קשורים]

קשר כספי עם חבר עמותה, עובד בה או תורם משמעותי, או עסקה עם עמותה אחרת (במיוחד זו עם בעלי תפקידים משותפים) מוגדרים כעסקה עם צד קשור, ויש לדווח עליהם. עסקאות אלו נבדקות בחומרה יתרה בעת ביקורת. לידיעה: חברי ועד/ועדת ביקורת אינם רשאים לקבל שכר מצד קשור.