ניהול ספרים

האם אנחנו מנהלים את כל הספרים להם אנחנו מחויבים? ביקורות שטח של מס הכנסה ושל רשם העמותות מתרחבים. בשנת 2020 צפוי גל משמעותי של ביקורות שטח.

ספרי חובה בכל עמותה:

ספר תרומות כולל תרומות בשווה כסף
ספר תלמידים (לבית ספר)
ספר קופה
פנקס חברי עמותה וחברי ועד
קבלות – בהתאם להוראות מס הכנסה (ניהול ספרים), חלה חובה להפיק קבלה מיידית לכל תקבול. ישנו פטור חריג במקרה של תקבול שבוצע בהעברה בנקאית או הו"ק ישירות לחשבון העמותה, ככל שהעמותה מבוקרת ע"י רו"ח. כלומר, אין פטור לתקבול בשקים, מזומן ואשראי. בהתאם להוראות רשם העמותות חלה חובה להפיק קבלות לכלל ההכנסות, ולכן גם במקרה של פטור ממס הכנסה, נדרש להפיק קבלה לפחות אחת לשנה בשל החובה מרשם העמותות. זה הזמן להציף תקבולים אלו, שלא נרשמו בעבורם קבלות ולהפיק קבלות. דוגמא: קבלה מרוכזת לגבייה מהורה בהו”ק, קבלה מרוכזת לתקבולים בגין שירות ממשרד ממשלתי.

| פעולות לביצוע |

ספירת קופה – ב 31 לדצבמר, חובה לבצע ספירת מזומנים, שיקים ושוברי אשראי. מומלץ לתעד את רשימת שיקים (אפשרי תצלום). מומלץ לבצע הפקדה לפני תום השנה.
ספירת מלאי – בעמותות עם מלאי יש לתעד ספירה בסוף שנה: כמות מוצר, מחיר למוצר, סה”כ. דוגמאות למלאי בעמותות: מלאי בסיסי (לדוג’: ספרים וכלי מטבח), גמ”חים עם מלאי מוצרים להשאלה, וכן מכוני ספרים עם מלאי למכירה (לדוג’: ספרים שהוצאו לאור במכון, חוברות וכו). אם אין הבדל משנים קודמות אין צורך לבצע ספירה.
תשלום אגרה לרשם העמותות – תנאי לניהול תקין. המקדים לשלם נהנה מהנחה. עמותה פחות מ-300,000 ש”ח? חסוך בקלות 1,500 ש”ח בשנה! רשם העמותות מפחית אגרה, רק למי שמדווח דוח מילולי.
דפי בנק – מומלץ להוריד מידע ודפי בנק ממוחשבים

| בדיקת תקינות |

ביטוח – זה הזמן לבחון כיסוי ביטוחי מספק לתלמידים, לעובדים ולרכוש, וכן, ביטוח אחריות לחבר הועד ונושאי המשרה בעמותה חוזים והסכמים – יש לוודא כי כל שיתוף פעולה עם גורם חיצוני לעמותה, מעוגן בהסכם. ניתן לפנות למשרדנו לקבלת דוגמאות להסכמים. הסכם שימוש בחשמל/מים עם תאגידים/פרטיים, הסכם פעילות משותפת וכן הלאה.
עסקאות עם צדדים קשורים – חייבות בדיווח בדוח הכספי/המילולי. מומלץ לשקול סיום התחשבנות ולא לגרור לשנת הכספים הבאה. בכלל זה תשלומי שכר או מתן/קבלת הלוואות מחבר ועד, ועדת ביקורת, המנכ”ל וקרובי משפחתם.
הלוואות – יש לבחון מחדש את כל יתרות ההלוואה, ובמיוחד הלוואות פתוחות לסוף שנה. עמותה רשאית ליטול הלוואה בתנאים סבירים לאחר החלטת הועד, ובתנאי שתחתום על הסכם הלוואה המפרט את זהות נותן ההלוואה, פרטי ההלוואה ותנאיה, סכום ההלוואה ומועדי פירעונה. תזכורת: הסכם ההלוואה ייחתם אך ורק עם מי שנתן את הכספים במישרין, וההלוואה תוחזר אליו ישירות.
הלוואות לעמותות – עמותה נתמכת אינה יכולה לתת הלוואה לעמותה. אם יש הגיון כלכלי אפשרי עד חצי שנה. מומלץ לבחון ולפעול להחזר הלוואות שניתנו לעמותות. מתן הלוואה שכזו עלול לגרור קיזוז תמיכה בגובה ההלוואה/

| בדיקה כספית |

גובה שכר בעל תפקיד ניהולי – בעמותות נתמכות, לא יעלה על 630,000 ₪ בשנה. ב 2020 640,000 ₪.
שיעור ניצול תמיכה – בעמותה נתמכת יש לבדוק כי בוצעה פעילות במימון עצמי בשיעור הנדרש בהתאם לקול קורא של התמיכה הספציפית.
גובה עלויות הנהלה וכלליות – לבחון יחס מחזור הפעילות לשיעור ההוצאות. בעמותות עד 10 מליון ₪ השיעור הוא 22% מקסימום. עמותות בעלות מחזור גבוה יותר – השיעור קטן עד 5% כאחוז שולי.
יתרת פעילות – העודף המצטבר לא יעלה על 100% מהמחזור השנתי והגרעון המצטבר לא יעלה על 50%
האם מחזור העמותה השנה קפץ מדרגה? ככל שהעמותה גדלה, נדרשת העמותה לדיווחים נוספים מטעם רשם העמותות ומס הכנסה. עמותה שמחזור פעילותה עולה על 10 מלש"ח בשנה נדרשת למינוי מבקר פנימי. עמותה שמחזור פעילותה עולה על 20 מלש"ח בשנה נדרשת לדיווח מקוון למעמ.

לכידה