כמה עצות חשובות מבית מישור חשבות מתוך הצטברות עם גיוס המונים אצל כתריסר מלקחותינו.

1. עשרות אלפי איש מודעים לגיוס בתאריך ספציפי. יש להפקיד את המזומנים והשקים מיידית. לא רק בגלל הוראות מס הכנסה, אלא בעיקר כזהירות מאנשי דלא מעלי שעלולים לשים יד על הכסף. סביר כי הכספות במשרד לא מאובטחות דיו לשמירת סכומים סדרי גודל חריגים. לצערנו אחת העמותות חוותה גניבה בליל הגיוס.
2. חשוב לוודא עם חברת הגיוס שהעמותה תקבל הודעה, לרבות שם התורם בגין מי שמבטל כרטיס אשראי – על מנת להוציא קבלת זיכוי. העמותה חייבת לעקוב אחר ביטולי האשראי ולוודא כי אין סכומים גבוהים של תרומות שבוטלו והתורמים עלולים להשתמש בקבלות לצורך זיכוי 46. במקרה של ביטול העמותה תשלח לתורם קבלת זיכוי מקורית בדואר רשום ובתוספת הנחיה כי הוא אינו מורשה לעשות שימוש בקבלה המקורית שבוטלה.
3. האם נדרש שהכסף ייכנס לחשבון בנק נפרד? מומלץ אך לא חובה. הפרדת החשבונות תקל על זיהוי הסכום שהתקבל עקב הגיוס וכן יסייע לעקוב אחרי סכומים שמיועדים למטרות מיוחדות כגון קרן הבנין וכדומה.
4. חשוב לוודא כי חברת הגיוס תוציא בעצמה את הקבלות, ברצף נפרד. יש לוודא עם החברה שהמוסד יקבל העתק של כל הקבלות + רשימה באקסל של הקבלות: מס' קבלה / סכום / שם המשלם / אמצעי תשלום / תאריך ערך, על מנת להקל עליכם את הרישום בהנהלת החשבונות.
5. חשוב לוודא עם חברת הגיוס שבחפ"קים השונים תצא מיידית קבלה תקינה בגין מזומן ושקים הכוללת שם המשלם / כתובת / אמצעי התשלום / פרטי שיק מלאים.
6. ככל שמשתמשים במסוף כרטיס האשראי של העמותה – יש לוודא עם החברה כי היא תמציא לעמותה דוח נפרד – של הקבלות באותו כרטיס אשראי, כולל תאריכי ערך של פירעון כרטיס האשראי לרבות סכומים.
7. האם סיכמתם עם חברת הגביה הסדרים בנוגע לתורמים קבועים ממילא? על זיכויים בגין ביטולי כרטיס אשראי?
8. והעיקר – הרבה הצלחה!