בעבר, הוראות ניהול ספרים התבצעו על ידי שמירה פיזית של המסמכים. לאור ההתפתחויות הטכנולוגיות קיימת חקיקה המאפשרת לשמור מסמכים דיגיטלית ללא הררי ניירת וקלסרים. ההוראות מתייחסות לשני ההיבטים, הן תיעוד פנימי הנוצר בעסק- חשבוניות של העסק וכו', והן לתיעוד חוץ המתקבל מספקים.

תיעוד פנים – מסמכים המופקים בעסק

> מהם המסמכים אותם ניתן לשלוח באופן ממוחשב?
לאחר רישום במערכת החשבונות ניתן לשלוח באופן ממוחשב: קבלה, חשבונית מס (למעט חשבונית המשמשת כתעודת משלוח) וזיכוי.

> הכללים:

1. המסמך יישלח כמסמך ממוחשב שנוצר בסריקת מקור או בהפקה אוטומטית ממערכת החשבונות, ללא הקלדה נוספת.
על המסמך יופיעו בצורה בולטת לעין המילים מסמך ממוחשב.
המסמך יהיה חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת (ניתן לרכוש באינטרנט) או מאושרת (כלומר שמונפקת ע"י גורם מאשר מוסמך קומסיין או פרסונל איי.די).
2. יש להודיע מראש לפקיד השומה, לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון.
3. יש לקבל את הסכמת הלקוח בכתב או במייל, לפני קבלת המסמך הממוחשב הראשון וכל עוד לא ביטל את הסכמתו. חשוב לתעד את הסכמת הלקוחות.
4. כאשר מדובר בחתימה מאובטחת (ולא בחתימה מאושרת שהיא מהימנה יותר), התקבול יהיה באחד מאמצעים אלה באופן המאפשר זיהויים של הצדדים לעסקה: כרטיס אשראי / שיק משורטט "לא סחיר", לפקודת הנישום / העברה ישירה מחשבון הבנק. כלומר – אין אפשרות לתקבול במזומן או בשיק סחיר.

 

תיעוד חוץ – מסמכים המתקבלים מספקים

> מהם המסמכים שאותם ניתן לסרוק?
קבלות, תעודות משלוח, חשבוניות, חשבוניות מס, הודעות זיכוי והזמנות.

> הכללים:

על מנת להבטיח את שלמות תהליך הסריקה נקבעו מספר כללים שיקטינו אפשרות של שינוי המסמך בעת הסריקה ויאפשרו חשיפה של שינוי הקובץ.
1. המסמך נרשם במערכת החשבונות.
2. המסמך עבר תהליך של סריקה ממוחשבת, כשהתוצאה היא תוצר קריא הזהה למקור.
3. למסמך צריכות להתווסף המילים מסמך סרוק.
4. הקובץ הסרוק נחתם בחתימה אלקטרונית מאושרת של הנישום או בא כוחו, כאישור לכך שהמסמך נסרק בשלמותו.
5. אדם נוסף בדק שמסמך המקור זהה לקובץ המחשב שנסרק וחתם בחתימתו האלקטרונית המאושרת
6. נקיטת אמצעי הגנה סבירים מפני חדירה לקובץ ומפני שיבוש בעבודת המחשב, העלולים לפגום בנאמנות קובץ, לרבות בעת מעבר מטכנולוגיה אחת לאחרת.

> תנאים לביעור המסמכים המקוריים:

סריקה של תיעוד חוץ מאפשרת אחזור מהיר ונוח של המסמכים הסרוקים, אולם אין ספק שיתרון משמעותי הוא האפשרות לבעור המסמכים המקוריים. כיון שהביעור הוא צעד שאין ממנו דרך חזרה ההוראות מאפשרות את הביעור לאחר קיומם של מספר תנאים:
1. קובץ המחשב נשמר כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות, לפי הכללים.
2. הוגש דוח שנתי.
3. הוגש דוח 856- ניכוי במקור, למי שחייב בכך.
4. הנישום לא הורשע בעבירות מס או עבירות פליליות מסוימות, בארבע השנים שלפני אותה שנה.
5. פנקסי החשבונות קבילים לאותה שנת מס.