> ספירת קופה:
לצורך ביסוס היתרה במאזן החברה, יש לערוך ספירת קופה ולתעד פרטי השקים וכמות השטרות והמזומנים. גם עצמאי נדרש לערוך ספירה כזו, כדי לכלול אותה בהצהרת הון. שקים שנמצאו בקופה בסוף השנה מומלץ לצלם.

> ספירת מלאי:
ספירת מלאי מתבצעת בסוף שנת כספים (אפשרי 10 ימים לפני או אחרי סוף השנה תוך תיעוד התנועה שחלה באותם הימים). אין לתעד ספירה בעפרון! הספירה תכלול :

– מספר עוקב לכל גיליון
– תאריך ספירה ומקום
– שמות הסופרים
– חתימות הסופר על כל גיליון
– תיאור מזהה לפריט הנספר (כולל סימון מיושנים /מקולקלים)
– יחידת מדידה/ כמות / מחיר ליחידה / סה"כ מחיר פריט נספר (כמות * מחיר)

> הלוואות
לקראת תום השנה יש לזקוף למס "שווי הכנסת ריבית רעיונית", הנובע מיתרות חובה על הלוואות שניתנו ללא ריבית או בריבית נמוכה מזו שקבע שר האוצר, לעובדים, לספקי שירותים ולבעלי שליטה. סכום הלוואה חייבת בריבית מעל 7,680 ש"ח. שיעור הריבית לשנת 2017 הוא 3.41% (בתוספת הצמדה למדד). בנוסף – חייבת הריבית בתשלום מע"מ. בהלוואות בין גופים קשורים ובין עוסקים מורשים, רצוי, בסוף כל שנה, לבדוק את מצבת ההלוואות, ולהוציא חשבוניות מס בגין הריבית.
> דווחים נדרשים
האם דווח על משיכת דיבידנד? על עסקאות אקראי? מכירה הונית? עסקאות או הכנסות מחו"ל?
> מועד הגשת הדוח
המועד האחרון להגשת הדוח על ההכנסות של נישום עצמאי הוא עד 30.4. המועד האחרון של העצמאי שמנהל את פנקסי חשבונותיו בשיטת החשבונאות הכפולה, או של חברה ולהגשת דוח מקוון – עד 31.5. רשות המסים נוהגת לאשר אורכות להגשת הדוחות לרו"ח המייצג עד נובמבר לעצמאים, ועד ינואר של השנה העוקבת לחברות. הגשת דוח במועד מאפשרת בקלות רבה יותר לשחזר וללבן מידע. ובכל מקרה קיימת חשיבות להגיש תמיד דוח עד 31 בדצמבר וליהנות משנת התיישנות מוקדמת.
> שמירת מערכת החשבונות
יש לשמור את מערכת החשבונות 7 שנים משנת המס שאליה היא מתייחסת, או 6 שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנה, לפי המאוחר. מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, רישומים פנימיים בין-מחלקתיים, חוזים ופרוטוקולים, פריטי תיעוד ופנקסים, שהנישום אינו חייב לנהל על פי הוראות ניהול פנקסי חשבונות, אך ניהל אותם מרצון או מכוח דין אחר, יש לשמור במשך 3 שנים לפחות מיום הגשת הדוח על ההכנסה לשנת המס שאליה הם מתייחסים.
> התארגנות להצהרת הון
מומלץ מאד לאסוף תיעוד ולהיערך להצהרת הון. חשוב לתעד ולצלם כל הסבר כלכלי למחיה כמו למשל מתנה מקרובי משפחה.
רמת סבירותה של ההכנסה של התא המשפחתי בניכוי הגידול בהון האישי שלכם (הצהרת הון), נבחנת בהתאם לטבלאות מחיה. האם ההכנסה סבירה ביחס לטבלאות, פחותה או עודפת. רשות המיסים פועלת בהתאם לטבלאות מחיה המפלחות את האוכלוסייה לפי פרמטרים של מספר נפשות ושל רמת הכנסה, וקובעות את שיעור עלות המחיה מתוך ההכנסה לכל אוכלוסייה. אם ההכנסה המדווחת בדוח האישי שלכם אינה מספקת הסבר למחייה, חשיבות שמירת המסמכים גדלה.