איך מנהלים ספר קופה? קבלות – כללים חשובים! ספר תלמידים – כיצד?

כאשר מתקבל תקבול בעמותה, יש לבצע 2 או 3 פעולות:
1. לתת למשלם קבלה באופן מיידי.
2. לרשום את התקבול בספר קופה.
3. בבית ספר, יש לרשום את התשלום בספר תלמידים.

1. איך מנהלים ספר קופה?

א. ספר קופה חייב להיות ספר כרוך או חשבון קופה במסגרת מערכת הנהלת החשבונות.
יש 3 אפשרויות איך יראה הספר הכרוך שלכם:

• ספר שהוא כרוך, ודפיו מוספרו במספרים עוקבים לפני התחלת השימוש בו (לדוגמא מחברת שמוספרה עד העמוד אחרון).
• דפים כרוכים בפנקס בעת הרישום, שכולם מוספרו במספרים עוקבים לפני התחלת השימוש בו, כלומר שכאשר נתלש דף ישאר העתק הימנו כרוך ונושא מספר זהה למספר הדף שנתלש (לדוגמא פנקס קבלות שנותרו בו העתקים).
• קובץ ממוחשב קבוע שאינו טיוטה, אין אפשרות למחוק בו רשומה והרשומות בו מוספרו באופן אוטומטי במספור עוקב, כשרצף המספרים העוקבים נשמר מעיבוד לעיבוד במשך שנת המס.

ב. בספר הקופה יירשם כל תקבול וכל תשלום בציון התיעוד והתאריך, ובאופן שניתן יהיה לקבוע מתוכו את היתרה, ולתאם יתרה זו עם הקופה בעין;
ג. הדפים בספר הקופה יסוכמו בדיו ולא בעיפרון.
ד. לפחות בסוף כל חודש יש לחשב את היתרה, ולרשום אותה בדיו.
ה. ספר קופה יוחזק במקום החזקת המזומנים, (מותר להוציא את ספר הקופה באופן חד פעמי לצורך רישום, התאמה ובדיקה). הסעיף לא רלוונטי במקרה שספר הקופה מנוהל כחשבון במערכת הנהלת חשבונות.
ו. אם מתקבלים שיקים בעמותה – יש לציין פרטים לזיהוים, כגון מספר השיק ושם הבנק שעליו נמשך.
ז. אם ספר הקופה מתנהל במערכת הנהלת החשבונות– יש לערוך תיעוד תוך 3 ימים מיום ביצוע הפעולה.
ח. חריג: עמותה הפטורה מניהול ספר קופה, אם היא מפקידה את התקבול בחשבון הבנק שלה ביום התקבול או למחרת. במקרה זה חובה לשמור על שוברי ההפקדות מהבנק, ולבצע התאמה בין התקבולים לבין ההפקדות.
ט. עמותה שמחזור הכנסותיה נמוך מ-500,000 ₪ יכולה לנהל ספר תקבולים ותשלומים במקום ספר קופה (אין הבדלים מהותיים).

2. קבלה – כללים חשובים:

א. יש לרשום קבלה באופן מיידי עם התקבול. אי רישום כדין עלול לגרום לפסילת ספרים!
ב. יש לערוך שובר קבלה לכל תקבול בנפרד.
ג. בעמותה חובה לנהל שני פנקסים נפרדים: תקבולים בשל תרומות יירשמו בפנקס שוברי קבלות נפרד "קבלה תרומה" ותודפס בצורה בולטת לעין המלה "תרומה". תקבולים אחרים (הלוואות/מכירת נכסים/השתתפות) ירשמו בפנקס נפרד עליו תצוין המילה "קבלה" בלבד. לכל אחד מהפקסים יהיה מיספור עוקב בנפרד.
ד. אם ניתן אישור מס הכנסה לענין תרומות לפי סעיף 46 לפקודה, יודפסו על הקבלה המילים: "למוסד אישור לפי סעיף 46 לפקודה".
ה. תקבולים בשווה כסף שנתקבלו כתרומות או כמתנות יירשמו בספר כרוך (ראה הגדרה במשבצת); הרישום יכלול את שם הנותן או התורם, תיאור הנכס שנתקבל ומועד קבלתו. (לדוגמא, כאשר מתקבלת הקצאה יש לרשום זאת במחברת ממוספרת או בחשבון 'הכנסות בשווה כסף' במערכת הנהלת חשבונות. מאחר שאין חובה להעריך את שווי התקבול, ניתן לרושמו לפי 1 ₪.)
ו. תקבול שהתקבל ישירות לחשבון הבנק של העמותה (העברה בנקאית / /הו"ק) – אין חובה להוציא קבלה, בכל אופן, למען הסדר הטוב, מומלץ להוציא קבלה כזו. לעומת זאת תקבול בכרטיס אשראי – מחייב קבלה מיידית).
ז. רישום תקבול מצד שלישי לטובת המקבל או העברה לזכות חשבון המקבל בבנק, יערך ביום שנודע למקבל על ביצוע הפעולה.
ח. אילו פרטים חובה לכלול בקבלה?

> שם העמותה ומספרה.
> מספר עוקב.
> תאריך התקבול.
> שם המשלם ומענו (להוציא מקרים של מכירות קמעוניות במזומן או אם מענו של המשלם ידוע לעמותה).
> סכום התקבול; אם מתקבל במט"ח – חובה לציין גם תקבול גם בש"ח וגם במט"ח.
> מהות התקבול (כגון: תרומות, שכר לימוד, השתתפות בהוצאות חשמל, קבלת הלוואה וכדומה)
> במקרה של תשלום באמצעות שיק, יש לכלול גם פרטים מזהים: מספר השיק, שם הבנק וסניפו, זמן הפרעון או כיוצא באלה.
> חתימת המקבל מטעם העמותה (אלא אם כן נשלחה קבלה כמסמך ממוחשב).

3. ספר תלמידים-כיצד?

עמותה/חברה בעלת בית-ספר חייבת לנהל, בנוסף לספרי הנהלת החשבונות הרגילים, ספר תלמידים.
מה כולל ספר תלמידים?
א. שם התלמיד.
ב. כתובת
ג. הכיתה
ד. פרטים לאיתור התשלומים או הסכם התשלומים עם התלמיד.
ה. בבית ספר שלומדים בו בממוצע פחות מ-150 תלמידים, יש לבצע רישום או סימול המאפשר מעקב אחר התקבולים על-פי התשלומים או הסכם התשלומים עם התלמיד.