מסתבר שחלק גדול מהעמותות לא מקפידות על כללי רישום מלאים של תרומות, מה שלאחרונה החל להיות מבוקר בהקפדה מרובה יותר ע"י המבקרים מטעם הרשויות. בהתאם לחוק העמותות והוראות ניהול ספרים – עמותה המקבלת תרומות, נדרשת בתיעוד פרטני של התרומות המתקבלות. משימת הרישום הינה פשוטה למדי אך חשוב כי לא נזנח אותה.

ספר תרומות רבים אינם מודעים!!!

נדרש לתעד תרומות בין בכסף ובין בשווה כסף:

1) שם התורם
2) מועד קבלת התרומה
3) תיאור הנכס שנתקבל

ספר תרומות הוא ספר כרוך או ספר ממוחשב תוכנה מאושרת.
האם מוסד ציבורי יכול לחסוך את ניהול ספר התרומות?
ניתן להפוך את כרטיס התרומות בהנהלת חשבונות לספר כרוך, ובלבד שנקפיד לרשום את שם התורם לגבי כל תרומה, בפרטי פקודת היומן או בכל שדה אחר. גם תרומות בשווה כסף אפשר לנהל בכרטיס במערכת הנהלת החשבונות.
הערכת תרומות בשווה כסף – נעשית ע"פ שווי שוק או הצעת מחיר למוצר דומה או בהתאם לאומדן תחשיבי סביר.

רישום קבלה

עשרת הכללים לרישום קבלה תקינה

1. רישום הקבלה יערך באופן מידי עם קבלת הכסף. חשוב שלא לדחות אף לא לסוף היום. ביקורת ניהול ספרים, לו תופיע, עלולה לפסול את ספרי העמותה. כאשר מתקבלות תרומות בדואר או בהעברה בנקאית – הקבלה תופק ביום שנודע למקבל על ביצוע הפעולה.
2. תרומות בכרטיס אשראי מחויבים בקבלה בכל מקרה. תרומות בהעברה בנקאית/ מס"ב במלכ"ר חייבות להיות רשומות בספר תרומות אך אינן מחייבות קבלה.
3. בעת ריקון קופת צדקה במקומות ציבוריים – יש להוציא קבלה לטובת "ריקון קופה כתובת פלונית". מומלץ לציין את שם המרוקן. קיימות עמותות המקפידות כי לריקון יתלוו שני גורמים ולא רק גורם יחיד.
4. אין לבטל קבלה ללא הצמדה של הקבלה המקורית המבוטלת.
5. חובה לשמור על רצף קבלות: אם מבטלים קבלה – אין לתלוש את הקבלה המבוטלת מהפנקס.
6. מי שלא מפקיד כספים בו ביום או למחרת חייב לנהל ספר קופה.
7. בקבלה צריך להיות רשום מלוא פרטי המשלם כולל שם חוקי מלא (אם מדובר בתאגיד) פרטי שיק מלאים וחתימה.
8. כאשר זהות התורם אינה ידועה, וסכום התרומה מתורם אחד אינו עולה על 20,000 ₪ בשנה, המוסד רשאי שלא לרשום שמו של תורם בפנקס התורמים. יש לציין בקבלה את המלים "תרומה בעילום שם" במקום שם המשלם.
9. עמותה מחויבת לכלול בדוח הכספי את שמו של תורם יחיד אשר תרם לה באופן מצטבר סכום העולה על 20,000 ₪ לשנה. עמותה המבקשת שלא לכלול, תגיש לרשם העמותות בקשה לאישור מיוחד מפורטת ומנומקת. הבקשה אפשרית לגבי תורמים פרטיים בלבד (שאינם תאגידים). רשם העמותות ישקול אם לאשר את הבקשה בהתאם להיקף, נימוקים וסבירות.
10. אין לתת קבלות לפי סעיף 46 על תרומות בשווה כסף, אלא אם כן רישום ההוצאה נעשה על בסיס חשבונית מס שהופקה ע"י הספק.

שובר קבלה ממוחשב עם חתימה דיגיטלית – גם אני יכול?

לקראת שנת כספים חדשה מומלץ להתארגן להפקת קבלות ממוחשבות. חסכון בניירת ובדואר.
כיצד תחשב הקבלה למקורית?

> על המוסד להודיע לפקיד השומה בדואר רשום, לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון
> יש לקבל הסכמת התורם מראש בכתב או באמצעים ממוחשבים. חובה לשמור את ההסכמה או ביטולה, כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של המוסד.
> על הקבלה נכתב בצורה בולטת לעין המילים מסמך ממוחשב.
> אין להוסיף כל מלל לאחר הפקת הקבלה ממערכת המחשב. (למעט חתימה אלקטרונית ותוספת המילים "מסמך ממוחשב").

> במידה ומוסד רוצה לחסוך בעלויות, ושולח את המסמך הממוחשב כשהוא חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת בלבד (להבדיל מחתימה מאושרת ע"י קומסיין או פרסונל איי.די), הוא רשאי לעשות כן רק אם קיימת תוספת בקרה, וקבלת התמורה נעשית באופן המאפשר את זיהוי התורם. כלומר אין אפשרות להפיק קבלה ממוחשבת על תקבול במזומן או תקבול בעקיפין. אפשרי ל: שיק אישי של התורם משורטט ובלתי סחיר, כרטיס אשראי של התורם, העברה ישירה מהתורם.