פסילת ספרים משתקת פעילות של גוף, גוררת קנסות וסנקציות לפיכך חשוב שנשאל את עצמנו מעת לעת אלו ספרי חשבונות ומסמכים אנו חייבים לנהל והאם אנו מנהלים אותם כדין?

בהתאם להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות על ידי מוסד) והוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973 יש לנהל מספר ספרים. החובה הינה לועד המקומי וכן לאגודה השיתופית. כל אחד מהגופים – ספרים ודוחות נפרדים.

צו מס הכנסה וחוק עסקאות גופים ציבוריים:

⇐ מוסד חייב בהנהלת חשבונות כפולה לפי מס הכנסה במחזור הכנסותיה מעל 500,000 ₪ בשנה, או שהיא מעסיקה בשנת המס הנוכחית 10 עובדים ומעלה. מוסד כזה חייב גם בניכוי במקור משכירות ומשכר מרצים ואומנים חייב בדיווח על תשלומי שכירות ושכר מרצים בטופס 102 החודשי ובטופס 856 השנתי, גם אם היא איננה צריכה לנכות במקור.
⇐ "חוק עסקאות גופים ציבוריים" קובע שכל גוף ציבורי, גם עם מחזור קטן וגם ללא ותק או עובדים חייב לבדוק עם כל התקשרות עם ספק מעל 4,920 ₪ בשנה שיש לו "אישור ניהול ספרים".
⇐ ניכוי במקור מספקים – אם בין השנים 2015-2017 (שלוש שנים לפני שנת מס נוכחית) המוסד העסיק בכל שנה 10 עובדים ומעלה או שמחזור עסקאותיו באחת מהשנים הללו עלה על 3,200,000 ₪, עליו לנכות במקור לספקים ולדווח טופס 856 החל משנת 2017. כלומר שעל כל תשלום שנתי מעל 4,920 ₪ לספק יש לנכות במקור אלא אם הספק מציג אישור. יש לשמור אישורים לכל הפחות אחת לחודש ולא להסתפק בבדיקה שנתית.

טיפ!! הפקת קובץ 1,000 ממערכת הנהלת חשבונות, טעינת הקובץ באתר של משרד הפנים מאפשר בדיקה כוללת ל-1,000 ספקים.