החודש האחרון לשנת הלימודים מנוצל לביקורות פתע.
הביקורת מהותית ועשויה להשליך תקציבית על שנה מלאה.
טיפים ורשמים מהשטח ו- תודה למוסדות ששיתפו…

המפתח?

⇐ תדרוך הצוות.
⇐  אסמכתאות מידיות זמינות ומדויקות.

תדרכו הצוות כי:
⇐  להתייחס ברוגע ובכבוד, לספק מענה ענייני ותמציתי.
⇐  לעדכן את הנהלת המוסד במידית.
⇐  לתעד בכתב ובצורה בהירה את השתלשלות העניינים בזמן אמת והסברים מלאים.
האמינות בזמן אמת המודעות לדיוק ולשלמות המידע מונעת מהמבקר להיגרר ולטפס על מסקנות מהם קשה לרדת. כל מה שלא מוכח בזמן אמת – קשה יותר.

תלמידים:
⇐  בבקרה נבדקת נוכחות הילדים מול דיווח הילדים.
⇐ היעדרות של מעל 10% מהילדים עלולה לגרור קיזוז לשנה מלאה.
⇐  היעדרות ילדים בגן טרום חובה בו לא נצפו 30 – עלולה לגרור קיזוז תקציב הסייעת השנייה.
⇐  הדרכים לבדיקת זהות הילדים – מגוונות – וכוללות למשל ספירה בעין של מגירות הילדים.
⇐  רישומי יומן אינם מספקים אסמכתא מספיקה לנוכחות ולקיומו של תלמיד, הם בהחלט באים בנוסף לבדיקה הכללית.
⇐  במידה ובבקרה שנערכת חסרים יותר מ10% מהילדים – חשוב לתעד אסמכתאות נוספות כמו צילום המגירה, כמו תיעוד אישור מחלה מרופא, אישור הורים וכן הלאה.
⇐  אם יש הסבר הגיוני ומבוסס להיעדרות ילד, חשוב לומר אותו בזמן אמת. אח של ילד מתחתן ויש לכם הזמנה – מעולה.
⇐  וודאו כי מצבת הילדים המדווחת מעודכנת ומדויקת ולא כוללת ילדים לומדים בגן/כיתה אחרים.

צוות:
נבדקת זהות הצוות, מספר אנשי הצוות. אם קיים צוות חסר צפוי דרישת קיזוז בהתאמה. במקרה חלילה שלא קיים צוות חובה, עלול אף להיפסל רישיון הגן.
⇐  מומלץ בכל גן לתעד בצורה מסודרת את טבלת הצוות, מה שיאפשר גם לעובדת מילוי מקום או משלימה חד פעמית להיות ערנית מעורה ובהירה. מי הגננת ומי המשלימה? מי הסייעת ומי המשלימה ומהי סייעת שניה?
⇐  וודאו כי דיווח הגננת והצוות עדכני ותואם לצוות המועסק בפועל.

אם אתם רוצים שנערוך בגן ביקורת יזומה או יש לכם שאלות
פנו אלינו – מירי סוקולובסקי miris@cpa.mishor.co.il