[תשלומים והתנהלות כספית]
1. קופה קטנה – עמותה איננה רשאית לשלם במזומן אלא במסגרת הוצאות קופה קטנה. כספי קופה קטנה מיועדים עבור הוצאות קטנות ודחופות. אין הגבלה כתובה לגבי סכום ההוצאות מקופה קטנה, אולם מקובל כי הסכום המקסימאלי הינו 500 ₪ לרכישה. יש לשים לב שהוצאות קופה קטנה נושאים אופי המתאים לה (לדוגמא – רכישת ריהוט בשווי 400 ₪, הינה רכש רגיל ואיננה יכולה להיות במסגרת קופה קטנה). להרחבה >>>
2. המחאות – יש להקפיד על שימוש בהמחאות הכוללות את ציון המילים "למוטב בלבד". (למעט שיק שנועד למשיכת מזומנים לקופה קטנה) מומלץ כי ההמחאות תהיינה עם רישום "קרוס". אין להחתים שקים מראש!
3. העברות בנקאיות באמצעות פקס חתום ע"י שני מורשי חתימה.
4. שימוש בכרטיס אשראי מוגבל מאחר ואינו יכול להבטיח אישור שני מורשי חתימה על התשלום. עם זאת, ישנן הקלות בהן כן ניתן להשתמש בכרטיס:
א. במקרים בהם אין דרך אחרת לביצוע הרכישה (כגון הוצאות בחו"ל). השימוש יהיה מותנה בכך שכרטיס האשראי הינו מחשבון בנק ייחודי, ובכפוף לקיומה של יתרה כספית בו. כל הוצאה תאושר מראש ובכתב על ידי שני מורשי החתימה לצורך ההוצאה הספציפית. העמותה תקפיד על כך שלא יהיו בחשבון זה יתרות מעבר לכספים שהועברו לביצוע הוצאה מסוימת כאמור.
ב. במקום שימוש במזומן במסגרת קופה קטנה. במקרה זה כרטיס האשראי יוגבל מלכתחילה לגובה הוצאה חד פעמית או יהיה בעל מסגרת אשראי נמוכה. החלטה בדבר הוצאת כרטיס כאמור תיחתם על ידי שני מורשי חתימה.
[קיום נהלים בכתב]
עמותה צריכה לדאוג לקיום נהלים מפורטים מקצועיים בכל נושא מהותי בעמותה. ובעיקר, לקבוע קריטריונים ברורים למתן הלוואות גמ"ח, תמיכות ומלגות. נהלים מקובלים נוספים: נוהל התקשרות עם ספק, נוהל תקבולים, נוהל תשלומים, נוהל תשלומי שכר וכיוצ"ב.
[מתן הלוואות]
• עמותה רשאית להלוות כספים לעובדיה בתנאים סבירים, אם סכום ההלוואה גבוה מ-7,560 ₪, יש לזקוף לעובד ריבית רעיונית לצורכי מס.
• עמותה רשאית להלוות כספים לעמותה אחרת בתנאים הבאים: 1. מטרות העמותות דומות. 2. נחתם הסכם הלוואה. 3. אין במתן ההלוואות כדי לפגוע בפעילות או יציבותה הכלכלית של העמותה. 4. נעשתה בחינה כי הלווה יכול לעמוד בהחזר (ערבויות וכיוצ') והוסדרו ביטחונות סבירים. 5. הוועד אישר את ההלוואה.
• עמותה איננה רשאית לתת הלוואות לחבריה שאינם עובדים אלא אם מטרות העמותה כוללות מתן הלוואות כגמ"ח. בכל מקרה לא תינתן הלוואה לחבר ועד/ועדת ביקורת.
[צדדים קשורים]
קשר כספי עם חבר עמותה, עובד בה או תורם משמעותי, או עסקה עם עמותה אחרת (במיוחד זו עם בעלי תפקידים משותפים) מוגדרים כעסקה עם צד קשור, ויש לדווח עליהם. עסקאות אלו נבדקות בחומרה יתרה בעת ביקורת. לידיעה: חברי ועד/ועדת ביקורת אינם רשאים לקבל שכר מצד קשור.