החזר הוצאות ולא קופה קטנה! שימו לב להבדלים:
רשם העמותות מתיר החזר הוצאות במקרים חד פעמיים בהם לא ניתן לבצע רכישה מהעמותה. אנו ממליצים כי החזר ההוצאות יתבצע בסכום זהה ובתאריך סמוך. כגון תשלום אגרת רשם העמותות על ידי המנהל – כאשר הסכום מוחזר לו בשיק/בהעברה, בסמוך למועד התשלום. במקרים אלו יש לתעד מדוע לא שולם מהעמותה.
במקרים אלו אין להגדיר את ההוצאה כ"קופה קטנה", כיון שזו לא המהות.
ניתן להגדיר את ההוצאה כ'החזר הוצאות' וכך היא תירשם גם בהנהלת החשבונות כהוצאה ולא כ"הוצאות קופה קטנה". רישום החזר הוצאות כהוצאות קופה קטנה, גורם לניפוח יתר ומציג תמונה שגויה למבקרים, וחבל.
ניתן להמנע מהחזר הוצאות…
במקרים בהם קיים קושי לביצוע התשלום בדרך אחרת (כגון תשלום לגוגל, פיסבוק, רשם העמותות וכדומה) עמותה רשאית להשתמש בכרטיס אשראי אשר התשלום בו כפוף לקיומה של יתרה כספית בחשבון ייעודי שנפתח לצורך השימוש בכרטיס זה. העברת כספים לחשבון הייעודי תיעשה בהוראה חתומה על ידי שני מורשי חתימה של העמותה, לצורך הוצאה מסוימת, בציון מטרת ההעברה. העמותה תקפיד על כך שהחשבון יהיה מאופס בכל העת.