הצורך מובן…
מעת לעת עובדים משלמים הוצאות באופן שוטף, בשטח, ובאופן ישיר לספק, באופן שקיים קושי היה להערך ולבצע את התשלום באמצעות העברה בנקאית או שקים החתומים ע"י שני מורשי החתימה. כך למשל נראה תשלומי נסיעה במונית, רכישת פרסים באופן ספונטני לתלמידים, רכישת קרחונים במהלך טיול, תשלום הוצאות לתלמיד שרכש פריט שהתבקש וכן הלאה.
קופה קטנה מאופיינת לא פעם, בריכוז הוצאות אצל אחד מעובדי הארגון אחראי להוציא את כסף בהתאם לצורך ולשלם לעובדים השונים, וזאת במקום לפתוח עשרות קופות קטנה קטנות.
בהתאם להנחיות להתנהלות עמותות, עמותה או חל"צ בעלי אישור ניהול תקין אינם רשאים לשלם כספים במזומן או בכרטיס אשראי, למעט תשלומי קופה קטנה. זו סיבה נוספת מדוע מנגנון קופה קטנה מהווה פתרון בשטח לתשלומים קטנים.
מגבלות:
בהתאם להוראות ניהול תקין, מהקופה הקטנה אסור לשלם: הוצאות מהותיות, הוצאות קבועות, משכורת או תשלום על עבודה, תשלום לספקים או החזר הוצאות באופן שיטתי.
בפרקטיקה, רכישה באמצעות קופה קטנה לא תעלה על 500 ₪ לקניה בודדת. הרגולטורים בודקים את היקף השימוש בקופה הקטנה, מהות ההוצאות, וסכום בודד של רכישה.
סבירות הסכום תיבחן בהתאם להיקף ואופי המלכ"ר.
קופה קטנה באמצעות כרטיס אשראי:
עמותה רשאית להשתמש לצורך קופה קטנה בכרטיס אשראי הכולל בתוכו מגבלה על סך ההוצאה החד פעמית או החודשית. (כגון כרטיס נטען או כרטיס עם מגבלת מסגרת אשראי בסכום קטן).
החלטה בדבר הוצאת כרטיס כאמור תיחתם על ידי שני מורשי חתימה
שימו לב: קופה קטנה אינה החזר הוצאות. להרחבה בנושא החזר הוצאות >>>
מהניסיון שלנו…
פגשנו עמותות שגלשו להתנהלות של קופות קטנות בהיקפי של מאות אלפי ₪ בשנה. לאחר עבודת מיפוי שערכה ימים ספורים – צומצמו הקפי ההוצאות באמצעות הקופה לעשרות אלפים בשנה בלבד.
כיצד? נשתף במספר דוגמאות קלאסיות שכל אחד מכם יכול לחשוב ולבצע:
⇐ הסדרים עם חברת מוניות וביצוע נסיעות שוטפות באמצעות "פתקי חיוב"
⇐ פתיחת כרטיס חיוב בחנות סדקית או מכולת ותשלום מרוכז בהעברה
⇐ תשלום החזר הוצאות דלק ונסיעה באמצעות תלוש השכר (בכל מקרה מדובר בתשלום חייב במס)
⇐ התווית מדניות הערכות מראש – לפני טיולים וארועים – והסדרה מול ספקים של תשלום מקדמה וגמר חשבון באמצעות שיק פתוח ומוגבל בסכום