הערכות לביקורת ניהול ספרים בחברה

בימים אלו מבצעת רשות המיסים אכיפה בשטח וביקורות ניהול ספרים בבתי העסק.

אנו מבקשים לעורר שוב וגם לוודא הערכות מיטבית. הנחיות לעניין ניהול ספרים מועברים על ידינו מעת לעת בחוזרים שנתיים וכן אגב עריכת דוחות כספיים.
ראוי כי נקדיש תשומת לב והתמקדות בנושא ניהול ספרים בדווקא. משמעות של פסילת ספרים הינה, שמס הכנסה יכול לקבוע את הכנסתו החייבת של הנישום בהתאם למודל שיראה לנכון ולא בהתאם לדוחות ולרישומים! זאת בנוסף לקנסות וביטול אישור פטור מניכוי מס.
הוראות ניהול ספרים נחקקו מכוח סעיף 130 לפקודת מס הכנסה והן מהוות כלי לבדיקת שלמות גביית המס.
חשוב מאד להקפיד על רישומים מלאים ומדויקים עם התאמה מלאה. כלומר: כאשר קיים מידע סותר בשני ספרים שונים, קיימת אי התאמה. למשל – יתרה בספר קופה שאינו זהה בקופה. למשל רשימת לקוחות חייבים שבחלקה אינה זהה לרשימת לקוחות בספר הזמנות.
במקרים מסוימים מס הכנסה עלול לפסול ספרים על חודם של שקלים בודדים!
ההוראות בכללן מפרטות את סוגי הספרים ולאחריהן ישנם 15 תוספות לכל סוג עיסוק של נישום, תוספת י”א הינה “סעיף סל” כל עסק שלא נכנס לתחולת תוספת ספציפית יכנס לתחולה של תוספת זו.
בדיקת ניהול הספרים הינה ביחס לשנה עליה יצאה שומה סופית אחרונה ולכן המחזור שיבדק הינו המחזור כולל מע”מ לשנת 2017 עד שתצא שומה לשנת 2018. במידה ומדובר בעסק חדש המחזור ימדד לפי אומדן ההכנסות או ההוצאות (כגבוה) לשנה המדווחת.

טיפים בביקורת

ביקורות ניהול ספרים מגיעות בהפתעה בדרך כלל ולכן חשוב לדעת מספר כללים כדי לא ליפול בביקורת:

> המבקר אינו רשאי לפתוח מגירות וכד' ללא צו חיפוש במידה וביקש, יש לבקש לראות את הצו.
> ניתן להצמיד עובד למבקרים שיבחן אלו מסמכים תועדו על ידי המבקר ויבחנו במשרדי מ"ה.
> זכות שתיקה, מה שלא נאמר לא יעמוד בעוכריכם, לא תמיד שיתוף פעולה מלא מביא לתוצאה טובה יותר.
> זכות לייעוץ משפטי, זכותכם לבקש מהמבקר שימתין מעט כדי שתיוועצו עם עו"ד.
> לקוחות קודמים, זכותכם לבקש מהמבקרים שימתינו כדי שתסיימו לתת שרות ללקוחות השוהים בעסק.

קיימת חשיבות שכל העוסקים ברישומים ובגביה בחברה / בעסק יקראו ויבינו את משמעות חובת ניהול הספרים. כל מסמך או ספר או מושג שלא הבנתם את מהותו ונכלל בהנחיות הספציפיות שלכם. אנא בררו מולנו.
אפשרי גם לקבוע לבדיקה יזומה כולל ביקורת פתע / מוסכמת בבית העסק – פנו לקבלת הצעת מחיר.

סוגי הספרים

סוגי העוסקים

כללים לשמירת מסמכים

יש לשמור את כל הספרים שהעסק חייב לנהל עפ"י התוספת 7 שנים מתום שנת המס.
מסמכים שונים שנוהלו אך העסק אינו חייב בניהולם ישמרו למשך 3 שנים מתום שנת המס.
כלומר: אם אתם מנהלים רישום כלשהו הכולל מספרים או מידע המסייע לכם בהתנהלות הכספית ובתמחור הכספי – עדכנו אותנו. זהו חומר שנדרש לשמור וחייב להיות מלא ומותאם. אל תתפתו לחשוב שקיים מושג כזה "רישום פנימי".
רשמת? שמרת!

מועד עריכת התיעוד

1. בספר קופה – ירשם תוך שלושה ימים מיום התקבול/התשלום
2. בספר הזמנות – מיד עם קבלת ההזמנה
3. בספר תקבולים תשלומים/ספר כניסת טובין/ספר תנועות מלאי – תוך 30 ימים
4. קבלה במועד קבלת התשלום

5. חשבונית מס – עפ"י סעיף 17 יש לתעד סמוך למועד מתן השרות או למועד המכירה זולת

a. במכירת נכס ניתן לערוך תעודת משלוח ולהנפיק חשבונית רק במועד מסירת הנכס או התקבול
b. במתן שרות אם טרם התקבל תשלום ניתן לדחות את הנפקת החשבונית למועד התקבול בתנאי שהשרות נרשם בספר הזמנות.
c. במתן שרות שניתן בחלקים – אם ניתן להפריד בין החלקים תונפק חשבונית מייד לאחר השלמת אותו החלק. במידה ולא ניתן להפריד תונפק החשבונית במועד סיום השרות

ניכוי במקור לשנת 2019

1. עוסק שמחזורו בשנת 2017 גבוה מ-5,300,000 ₪
2. עוסק שחייב בכפולה לפי הוראות ניהול ספרים
3. עוסק שמשלם שכירות לנישום שאין לו פטור מניכוי במקור

קיימת חובה לבדוק פטור מניכוי לפני כל תשלום, ישנה הקלה שבמידה והחברה מריצה מערכת 1000 באתר מ"ה מספיקה בדיקה אחת לחודש.

שאלות ותשובות