ספר קופה

ספר קופה
כאשר עמותה אינה מפקידה את כספי התקבולים בו ביום או למחרת, חובה לנהל ספר קופה. הרישום ייעשה תוך שלושה ימים מיום ביצוע הפעולה.
בספר הקופה יירשם כל תקבול וכל תשלום בציון התיעוד והתאריך, ובאופן שניתן יהיה לקבוע מתוכו את היתרה, ולתאם יתרה זו עם הקופה בעין.
עם זאת, במקרה של ניהול ספר פדיון יומי או סרט קופה רושמת, יש לרשום בספר הקופה את הסיכום היומי של ספר הפדיון היומי, או של סרט הקופה הרושמת בלבד;

א. ספר קופה חייב להיות ספר כרוך או חשבון קופה במסגרת מערכת הנהלת החשבונות.
יש 3 אפשרויות איך יראה הספר הכרוך שלכם:

• ספר שהוא כרוך, ודפיו מוספרו במספרים עוקבים לפני התחלת השימוש בו (לדוגמא מחברת שמוספרה עד העמוד אחרון).
• דפים כרוכים בפנקס בעת הרישום, שכולם מוספרו במספרים עוקבים לפני התחלת השימוש בו, כלומר שכאשר נתלש דף ישאר העתק הימנו כרוך ונושא מספר זהה למספר הדף שנתלש (לדוגמא פנקס קבלות שנותרו בו העתקים).
• קובץ ממוחשב קבוע שאינו טיוטה, אין אפשרות למחוק בו רשומה והרשומות בו מוספרו באופן אוטומטי במספור עוקב, כשרצף המספרים העוקבים נשמר מעיבוד לעיבוד במשך שנת המס.

ב. בספר הקופה יירשם כל תקבול וכל תשלום בציון התיעוד והתאריך, ובאופן שניתן יהיה לקבוע מתוכו את היתרה, ולתאם יתרה זו עם הקופה בעין;
ג. הדפים בספר הקופה יסוכמו בדיו ולא בעיפרון.
ד. לפחות בסוף כל חודש יש לחשב את היתרה, ולרשום אותה בדיו.
ה. ספר קופה יוחזק במקום החזקת המזומנים, (מותר להוציא את ספר הקופה באופן חד פעמי לצורך רישום, התאמה ובדיקה). הסעיף לא רלוונטי במקרה שספר הקופה מנוהל כחשבון במערכת הנהלת חשבונות.
ו. תקבול שהתקבל ישירות לחשבון הבנק של העמותה )העברה בנקאית / /הו"ק( – אין חובה להוציא קבלה, בכל אופן, למען הסדר הטוב, מומלץ להוציא קבלה כזו. יודגש כי הפטור של הוצאת קבלה על תקבול בהעברה אינו חל על העברות דרך צד ג', כגון תקבול בכרטיס אשראי או דרך חברת גביה, אשר מחייבים קבלה כדין.
ז. רישום תקבול מצד שלישי לטובת המקבל או העברה לזכות חשבון המקבל בבנק, יערך ביום שנודע למקבל על ביצוע הפעולה
ח. תקבול שלא במקום העסק: שיק שאינו סחיר ואשר נקוב עליו תאריך פירעון, אשר מתקבל מחוץ למקום העסק -מותר להעביר למשרד ולהוציא קבלה למחרת. אפשרות הדחיה אינה חלה על מזומן או שיק סחיר, על אילו חובה להוציא קבלה מידית.
ט. עמותה שמחזור הכנסותיה נמוך מ-500,000 ₪ יכולה לנהל ספר תקבולים ותשלומים במקום ספר קופה (אין הבדלים מהותיים).