הנחיות משרד החינוך מתעדכנות באופן יומיומי, יש לעקוב אחר עדכונים והנחיות שוטפות
–
תשפ"ג
דיווח חשבוניות ככל שימצאו ליקויים – יינתנו לו עד שלוש התראות לאסמכתא. המוסד נדרש לתקן את הליקויים תוך 14 ימים ממועד החיווי. לאחר הגשת הדוח השנתי, יועברו הממצאים לתגובת המוסד. ניתן להגיש ערעור תוך 21 יום. לאחר השלמת הבדיקה המשרד יוציא הודעה על המשמעות הכספית.
מישוב של תוכניות ומענים במסגרת מאגרי המשרד מחודש יוני יתבקשו בתי הספר למשב את התוכניות והמענים שפעלו במוסד. המישוב הוא חובה ויפתח בחודש יוני.
טיפים לביקורת שטח: מדובר בבקרה שנכנסת לפרטים ובודקת אמינות ביצוע תוך הצלבת נתונים מול ספקים, צוות, הנהלה וכדו'. דוגמאות לשאלות שנשאלו: מדוע פוצלה תכנית לכל שכבה בפני עצמה? מדוע נדרשו שעות רבות כ"כ של ספק מסוים? קיום שיחת טלפון בזמן אמת לספק לברור מהות המפגשים ומספרם.
הנחיות לדיווח מענים בסל המוסדי באמצעות הרשות או הבעלות:
תשפ"ד
תקציב גפן לשנת תשפ"ד כבר מופיע במערכת. תקציב זה ישתנה רק אם מדובר בבית ספר צומח או שכמות התלמידים בו עלתה בצורה משמעותית. מומלץ לבחון את התקציב כבר בימים אלו ע"מ להיערך לשנה הבאה.
ביטול רשת ביטחון מוסדות על יסודי – השוואת תקציב פר תלמיד לתקצוב תלמידי יסודי (למעט מחטי"ם)
קיום ועדה מלווה – בימים אלו קיבלו המוסדות הודעה על ועדה מלווה למוסד. הוועדה הינה עם פיקוח משרד החינוך. חובה לקיים את הוועדה עד נובמבר. יש לציין במערכת גפן מתי התקיימה הוועדה ולצרף פרוטוקול.
תקצוב ב 2 פעימות – 40% בספטמבר ו 60% בפברואר.
שוברים – בשנה הבאה יש הפחתה משמעותית בשוברי שרד החינוך. בעיקר ספקי אינטרנט הועברו לתקציב גמיש. שובר ליווי והטמעת הגמישות 3.5% נותר. מומלץ לבחון בהקדם מה השוברים שנותרו ולבחור ספקים בהתאמה.
שעות בודדות – ניתן לבחור עד 30% מהתקציב (בשנה קודמת עד 20%). במוסדות על יסודי מענה זה יהיה פתוח לעדכון בכל השנה. מענה זה אפשרי גם תחת הסלים הקבועים.
יוזמות חינוכיות
> אפשר לפתוח יוזמות חינוכיות גם תחת רווחת התלמיד וסל אוכלוסיות במיקוד – תקציבים קבועים.
> ניתן לפתוח יוזמות רשותיות / בעלות במסלול הכחול, ואז המוסד יכול לרכוש את התוכנית בגפן. לבעלות מותר לגבות 5% תקורה כמקובל בקולות קוראים של משרה"ח.
> עבור יוזמות רשות או בעלות ניתן לנצל תקציב בשיעור שאינו עולה על ההשתתפות הרשות בסל הבית ספרי ועד שיעור של 25% מתקציב המוסד. במקרים מיוחדים עד 35% .
> רישום תוכנית למסלול הכחול במאגר – בשלב ראשון יש לבקש הרשאה באמצעות טופס ייעודי כתנאי להזנת תוכנית במאגר. לאחר קבלת ההרשאה יש להזין תוכנית למערכת המקוונת, בהתאם להוראות שיתקבלו במייל המאשר את הזנת הפרטים.
עדכונים נוספים
הוספת מענה היסעים באמצעות רשות/בעלות – עבור הסעות לפעילויות או יוזמות של גפן.