בהתאם להוראות מס הכנסה, תקבול בעמותה יתועד באמצעות שובר קבלה. אי רישום כדין עלול לגרום לפסילת ספרים!
עשרת הכללים לרישום קבלה תקינה
1. רישום הקבלה יערך באופן מידי עם קבלת הכסף. חשוב שלא לדחות אף לא לסוף היום. ביקורת ניהול ספרים, לו תופיע, עלולה לפסול את ספרי העמותה. כאשר מתקבלות תרומות בדואר או בהעברה בנקאית – הקבלה תופק ביום שנודע למקבל על ביצוע הפעולה.
2. תרומות בכרטיס אשראי מחויבים בקבלה בכל מקרה. תרומות בהעברה בנקאית/ מס"ב במלכ"ר חייבות להיות רשומות בספר תרומות אך אינן מחייבות קבלה. בכל אופן, למען הסדר הטוב, מומלץ להוציא קבלה כזו.
3. בעת ריקון קופת צדקה במקומות ציבוריים – יש להוציא קבלה לטובת "ריקון קופה כתובת פלונית". מומלץ לציין את שם המרוקן. קיימות עמותות המקפידות כי לריקון יתלוו שני גורמים ולא רק גורם יחיד.
4. רישום תקבול מצד שלישי לטובת המקבל או העברה לזכות חשבון המקבל בבנק, יערך ביום שנודע למקבל על ביצוע הפעולה.
5. חובה לשמור על רצף קבלות: אם מבטלים קבלה – אין לתלוש את הקבלה המבוטלת מהפנקס. אין לבטל קבלה ללא הצמדה של הקבלה המקורית המבוטלת.
6. מי שלא מפקיד כספים בו ביום או למחרת חייב לנהל ספר קופה.
7. בעמותה חובה לנהל שני פנקסים נפרדים: תקבולים בשל תרומות יירשמו בפנקס שוברי קבלות נפרד "קבלה תרומה" ותודפס בצורה בולטת לעין המלה "תרומה". בנוסף, אם ניתן אישור מס הכנסה לענין תרומות לפי סעיף 46 לפקודה, יודפסו על הקבלה המילים: "למוסד אישור לפי סעיף 46 לפקודה". תקבולים אחרים (הלוואות/מכירת נכסים/השתתפות) ירשמו בפנקס נפרד עליו תצוין המילה "קבלה" בלבד. לכל אחד מהפקסים יהיה מספור עוקב בנפרד.
8. כאשר זהות התורם אינה ידועה, וסכום התרומה מתורם אחד אינו עולה על 20,000 ₪ בשנה, המוסד רשאי שלא לרשום שמו של תורם בפנקס התורמים. יש לציין בקבלה את המלים "תרומה בעילום שם" במקום שם המשלם.
9. עמותה מחויבת לדווח לרשם העמותות את שמו של תורם יחיד אשר תרם לה באופן מצטבר סכום העולה על 100,000 ₪ לשנה (בעמותות קטנות, עד 50,000 אם מהווה מעל 20%). עמותה המבקשת שלא לחשוף את שמות התורמים, תגיש לרשם העמותות בקשה לאישור מיוחד מפורטת ומנומקת. הבקשה אפשרית לגבי תורמים פרטיים בלבד (שאינם תאגידים). רשם העמותות ישקול אם לאשר את הבקשה בהתאם להיקף, נימוקים וסבירות.
10. אין לתת קבלות לפי סעיף 46 על תרומות בשווה כסף על מלאי עסקי, אלא אם כן רישום ההוצאה נעשה על בסיס חשבונית מס שהופקה ע"י הספק.
אילו פרטים חובה לכלול בקבלה?
שם העמותה ומספרה.
> מספר עוקב.
> תאריך התקבול.
> שם המשלם ומענו (להוציא מקרים של מכירות קמעוניות במזומן או אם מענו של המשלם ידוע לעמותה).
> סכום התקבול; אם מתקבל במט"ח – חובה לציין גם תקבול גם בש"ח וגם במט"ח.
> מהות התקבול (כגון: תרומות, שכר לימוד, השתתפות בהוצאות חשמל, קבלת הלוואה וכדומה)
> במקרה של תשלום באמצעות שיק, יש לכלול גם פרטים מזהים: מספר השיק, שם הבנק וסניפו, זמן הפירעון או כיוצא באלה.
> חתימת המקבל מטעם העמותה (אלא אם כן נשלחה קבלה כמסמך ממוחשב).
מועד הפקת קבלה בגין שיקים ומזומנים
בהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973 – פרק ד' -, מפורטים נהלי הרישום במערכת החשבונות ושמירתה. נקבע, כי יש לערוך תיעוד פנים לכל תקבול, סמוך לביצוע הפעולה (בכפוף לחריגים המצויים בסעיף 17 א' בפרק זה).
בנוסף, בסעיף 17 ב' נקבע כי רישום תקבול בעקיפין, כלומר, תשלום לצד שלישי לטובת המקבל, או העברה לזכות חשבון המקבל בבנק, ייערך ביום שנודע למקבל על ביצוע הפעולה.
קבלה על העברה בנקאית/ מס"ב
בגין תקבול שהתקבל ישירות לחשבון הבנק של העמותה אין חובה להוציא קבלה. בכל אופן, למען הסדר הטוב ובהתאם לדרישות רשם העמותות, מומלץ להוציא קבלה לפחות אחת מרוכזת שנתית לכל משלם.
דגשים לעניין קבלות:
